POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES AVATEEN VENTURES SAS
INTRODUCCIÓN
La protección de tu privacidad y la seguridad de tus datos personales es una prioridad para AVATEEN VENTURES SAS, Sociedad debidamente constituida de acuerdo con la normatividad vigente en Colombia, en adelante (“Avateen” o "Empresa").
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales que Avateen lleva a cabo a través de su sitio web ("www.avateen.org"), su aplicación móvil ("avateen") y, en general, a través de todos los canales y entornos digitales mediante los cuales la Empresa ofrece su acceso a los servicios ("Servicios"). Esta Política ha sido elaborada en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes que regulan la protección de datos personales en Colombia, con el propósito de garantizar a los usuarios el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información que sobre ellos reposa en nuestras bases de datos, así como de establecer de manera transparente las condiciones bajo las cuales Avateen trata los datos personales de quienes interactúan con sus Servicios, ya sean los adolescentes, acudientes o profesionales de la salud vinculados a la plataforma.
Te recomendamos que leas atentamente esta Política y nuestros términos y condiciones antes de utilizar cualquiera de los Servicios o abrir una cuenta en el Sitio Web o la App ("Cuenta").
RESPONSABLE
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
Denominación Social
AVATEEN VENTURES SAS
Domicilio
Bogotá D.C. – República de Colombia
Identificación
902.038.765-2
Dirección
CRA. 2 # 108-21
Correo electrónico
Teléfono
3143704230
DEFINICIONES
Para efectos de la presente Política, los siguientes términos tendrán el significado que a continuación se indica:
Autorización: Consentimiento previo y expreso del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento por parte de Avateen, en su condición de Responsable o Encargado del Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Privado: Es el dato o información que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato Sensible: Es la información o dato que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Dato Público: Es el dato o información que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato Semiprivado: Es aquel dato o información que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la comunidad en general, tal como los datos: financieros, crediticios, o de servicios.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Administrador de base de datos personales: Funcionario o Encargado que tiene a cargo y realiza tratamiento a una o más bases de datos que tiene información personal.
Titular y/o Usuario: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. En el marco de los Servicios de Avateen, los Titulares pueden ser: (i) los usuarios pacientes que utilizan la plataforma como apoyo a su proceso terapéutico; (ii) los acudientes de dichos pacientes;
Profesionales y/o Psicólogos: Psicólogos y profesionales de la salud vinculados a la plataforma.
Accionista: Es la persona natural o jurídica que ostenta la titularidad jurídica de las acciones en que se encuentra dividido el capital social de la sociedad.
Empleado: Es la persona natural que, en virtud de un contrato de trabajo, presta sus servicios a Avateen.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión o supresión de estos.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Incidente de Seguridad: Es la violación o vulneración a los códigos de seguridad, o la perdida, robo y/o acceso de un tercero no autorizado a la información de una base de datos administrada por el responsable del Tratamiento o por su encargado.
Proveedor: Es la persona natural o jurídica que proporciona bienes o servicios a Avateen, con total autonomía e independencia económica, jurídica, técnica y administrativa
OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Avateen establece los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos, de acuerdo con lo desarrollado en el siguiente punto referente a las finalidades, cumpliendo en todo momento con todas las normas y reglamentaciones complementarias que regulan el tratamiento de datos personales.
Por otra parte, todos los usuarios de los servicios de Avateen deben saber que los psicólogos y profesionales de la salud vinculados a la plataforma también tratan datos personales de los usuarios y/o Pacientes. En estos casos, actuamos como encargados del tratamiento. Esto significa que son los Profesionales quienes deciden los fines y los medios del tratamiento de los datos personales y la Empresa, como encargada del tratamiento, sigue las instrucciones del Profesional.
INFORMACIÓN GENERAL PARA TODOS LOS USUARIOS
Origen de los datos
Todos los datos personales se recopilan al crear Cuentas, y/o a través de los formularios que los Usuarios rellenan como parte de su uso de los Servicios y, de manera genérica, en el contexto del uso de los Servicios ofrecidos por la Empresa.
Identidad de los responsables del tratamiento
Avateen es una empresa dedicada al sector de la salud digital, cuyo objeto principal es facilitar el acercamiento entre los pacientes y los profesionales o prestadores de servicios de salud, a través de herramientas tecnológicas. No obstante, aclaramos que Avateen no presta servicios de salud de manera directa ni actúa como IPS o profesional de la salud. A continuación, te exponemos los detalles:
Responsable del tratamiento
El responsable principal del Tratamiento de los datos personales recolectados a través del Sitio Web, la App y los demás canales digitales de la plataforma es Avateen Ventures SAS, sociedad comercial identificada con NIT 902.038.765-2, con domicilio en la Carrera 2 # 108-21 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.
Avateen es una empresa dedicada al sector de la salud digital, cuyo objeto principal es facilitar el acercamiento entre pacientes y profesionales o prestadores de servicios de salud a través de herramientas tecnológicas. En este sentido, Avateen actúa como plataforma tecnológica intermediaria, siendo responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta directamente para la prestación de sus Servicios, tales como datos de registro, de navegación y de interacción con la plataforma.
Es importante aclarar que Avateen no presta servicios de salud de manera directa, ni actúa como Institución Prestadora de Servicios de Salud (IPS), ni como profesional de la salud. Por tanto, Avateen no es responsable del contenido clínico, diagnósticos, tratamientos o decisiones terapéuticas que se deriven de la relación entre el paciente y su psicólogo tratante.
Cómo protegemos tus datos
Nos tomamos muy en serio la protección de tus datos. Tomamos las medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas para proteger tus datos personales, entre otros, de accesos no autorizados. Seguimos las normas aceptadas en el sector para proteger la información personal que nos facilitas, tanto durante la transmisión como después de la recepción: por ejemplo, comprobación periódica de la seguridad de la plataforma, segmentación y control del acceso a los datos dentro de la organización, y uso de técnicas de seguridad de alto nivel. Lamentablemente, la transmisión de información por Internet (incluido el correo electrónico) no siempre es completamente segura. Por lo tanto, al utilizar nuestras aplicaciones sólo debes utilizar una conexión segura a Internet y mantener siempre la seguridad del dispositivo.
Segmentación y control de acceso:
Avateen aplica un modelo de control de acceso basado en roles, mediante el cual cada colaborador, área o usuario de la plataforma únicamente puede acceder a los datos estrictamente necesarios para el cumplimiento de sus funciones. En consecuencia:
Los pacientes: solo tienen acceso a su propia información personal y a los contenidos que su psicólogo tratante haya habilitado para ellos dentro de la plataforma.
Los acudientes: acceden exclusivamente a la información del paciente a su cargo, en los términos y con las restricciones que la plataforma establezca.
Los psicólogos tratantes: tienen acceso únicamente a la información de los pacientes que se encuentren bajo su atención, sin posibilidad de consultar datos de otros usuarios.
El personal interno de Avateen: accede a los datos de forma segmentada y estrictamente limitada a las funciones propias de su cargo, bajo estrictos protocolos de confidencialidad.
Compartir tus datos con terceros
Podemos compartir tus datos personales:
Con los Profesionales, cada vez que como usuario decidas compartir información con ellos;
Con proveedores externos, con el fin de prestarte los Servicios que hayas solicitado o para satisfacer los intereses legítimos de Avateen, tal como se explica en esta Política. Los proveedores externos con los que compartimos datos variarán en función del tipo de Usuario. Los tipos de proveedores son:
proveedores de servicios de alojamiento en la nube y mantenimiento de servidores;
proveedores de herramientas de comunicación telefónica, por videoconferencia o digital;
empresas informáticas que nos prestan servicios de software, seguridad de la información o similares
Con los tribunales, policía y otras autoridades, para cumplir con requisitos legales o reglamentarios siempre que recibamos una solicitud legítima; y
Con otras entidades en caso de fusión, adquisición o inversión en esa entidad comercial, o en caso de reorganización empresarial.
Los terceros mencionados en esta sección pueden actuar como encargados del tratamiento de datos o como responsables independientes del tratamiento de datos, según el caso. Cuando actúan como encargados del tratamiento de datos, nos aseguramos de contar con el acuerdo de tratamiento de datos pertinente.
Transferencias internacionales de datos
Avateen observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1.581 de 2012, o de la norma que lo modifique, aclare, complemente o sustituya, en cuanto se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la ley exige a sus destinatarios.
Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
Información respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular.
Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Principios aplicables al tratamiento de bases de datos
Avateen aplicará en el tratamiento de las bases de datos, los siguientes principios:
Legalidad: El tratamiento de bases de datos de Avateen estará siempre en estricto cumplimiento a la normativa legal que la rige y la protege en la República de Colombia
Finalidad: Avateen garantizará que los datos que conforman sus bases de datos serán utilizados únicamente para los fines previamente informados al Titular y aprobados por éste.
Autorización Previa: Avateen sólo recopilará la información previamente autorizada por el Titular, la cual implica un consentimiento expreso e informado del Titular.
Calidad y Veracidad: La información contenida en las BASES DE DATOS de Avateen será veraz completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible
Transparencia: Avateen garantizará el acceso completo, exacto y detallado de la información a sus Titulares en todo momento.
Circulación Restringida: Avateen garantizará que la información contenida en las Bases de Datos, sólo puedan ser tratada por los encargados, bajo acuerdos de confidencialidad de carácter especial.
Seguridad: Avateen protegerá con medidas de seguridad proporcionadas y razonables, la información contenida en las Bases de Datos, obviando el acceso a la misma por personal no autorizado.
Confidencialidad: Todos los encargados suscribirán acuerdos de confidencialidad y de no uso de la información contenida en las Bases de Datos, el encargado deberá cumplir con este compromiso de confidencialidad de manera indefinida, sin importar si se encuentra o no vinculado con la empresa.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Información personal recopilada
La información personal se refiere a los detalles de quién es usted, como su nombre, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico y cualquier otra información necesaria para brindarle la información y/o servicios que ha solicitado, responder a una consulta o para facilitar las funciones de nuestras ofertas, tal como se describe en esta Política. Avateen solo usa dicha información si se ha recopilado de acuerdo con las prácticas de privacidad descritas en la presente política.
Datos sensibles
Debido a la naturaleza de los Servicios prestados por Avateen, la plataforma recolecta y trata datos que tienen la categoría de Datos Sensibles conforme a lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, en particular datos relacionados con la salud mental de los usuarios. Lo anterior, por cuanto la información compartida en el marco de un proceso terapéutico psicológico incluyendo diagnósticos, estados emocionales, antecedentes clínicos y demás información relativa a la salud mental, constituye datos de la más alta sensibilidad, cuyo tratamiento inadecuado puede generar afectaciones significativas a la intimidad y dignidad de los titulares.
En consecuencia, Avateen observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles, salvo en los casos en que la ley no requiera de dicha Autorización. Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de esos Datos Personales y, por lo tanto, solo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información. El responsable ha implementado medidas generalmente aceptadas de tecnología y seguridad para proteger la información personal de la pérdida, mal uso, alteración, destrucción, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. A todo el personal de Avateen se le ordena mantener la confidencialidad de la información personal y sólo las personas autorizadas tienen acceso a dicha información.
Adicionalmente, la empresa adelantará todos los procesos necesarios para la implementación y mantenimiento de adecuados sistemas de seguridad a nivel empresarial, en todos los canales y buzones de la empresa; con la finalidad de evitar la ocurrencia de incidentes de seguridad, que afecten el disfrute efectivo de los titulares de la información.
Autorización:
Avateen someterá a tratamiento los Datos Sensibles únicamente cuando el Titular haya otorgado su autorización previa, expresa e informada, mediante un mecanismo diferenciado y específico para esta categoría de datos, salvo en los casos en que la ley no requiera de dicha autorización. Cuando Avateen solicite Datos Sensibles, informará de manera clara y explícita al Titular qué tipo de datos tienen esta categoría, la finalidad específica para la cual serán tratados y los derechos que le asisten en relación con los mismos.
En ningún caso Avateen condicionará el acceso a sus Servicios a la entrega de Datos Sensibles que no sean estrictamente necesarios para la prestación del servicio, el cumplimiento del contrato o el cumplimiento de obligaciones legales.
Finalidades del tratamiento de Datos Sensibles:
Los Datos Sensibles recolectados por Avateen serán tratados exclusivamente para las siguientes finalidades:
Facilitar el desarrollo del proceso terapéutico del paciente a través de las herramientas tecnológicas de la plataforma.
Generar alertas de bienestar que permitan al psicólogo tratante y al acudiente, cuando sea el caso, actuar oportunamente ante situaciones de riesgo para la integridad física o mental del paciente.
Realizar seguimiento al estado emocional y evolución general del paciente dentro de la plataforma, con el fin de apoyar el proceso terapéutico.
Cumplir con las obligaciones legales y reglamentarias aplicables a Avateen en su condición de plataforma digital.
Mejorar los Servicios de la plataforma mediante el análisis agregado y anonimizado de la información, de manera que no sea posible identificar a ningún titular en particular.
Inteligencia artificial, análisis predictivo y uso responsable de datos.
Uso de Inteligencia Artificial
Avateen utiliza tecnologías de inteligencia artificial, aprendizaje automático, análisis estadístico avanzado y sistemas de detección de patrones con el propósito de apoyar el bienestar emocional y la salud mental de los usuarios de la plataforma.
Estas tecnologías forman parte de una infraestructura de apoyo clínico y preventivo diseñada para identificar tendencias, cambios significativos y posibles factores de riesgo asociados al bienestar emocional de los usuarios, mediante el análisis de información reportada por los propios usuarios, sus acudientes, los profesionales tratantes y, cuando corresponda, información proveniente de dispositivos wearables y otras fuentes de datos autorizadas.
Finalidades del uso de Inteligencia Artificial
Los sistemas de inteligencia artificial utilizados por Avateen podrán emplearse para:
a) Analizar tendencias longitudinales relacionadas con el bienestar emocional, conductual y fisiológico de los usuarios.
b) Correlacionar información proveniente de cuestionarios clínicos, registros emocionales, interacciones dentro de la plataforma, información biométrica, patrones de sueño, actividad física y demás datos autorizados por el titular o su representante legal.
c) Identificar cambios significativos o patrones asociados con posibles situaciones de riesgo que puedan requerir atención o seguimiento adicional.
d) Generar alertas de bienestar, indicadores preventivos y recomendaciones orientadas a promover el autocuidado, la regulación emocional, el acompañamiento familiar y la continuidad de los procesos terapéuticos.
e) Apoyar la generación de reportes, visualizaciones y herramientas de seguimiento para usuarios, acudientes y profesionales de la salud.
f) Mejorar continuamente la calidad, precisión, seguridad y utilidad de los Servicios ofrecidos por Avateen.
Limitaciones de la Inteligencia Artificial
La inteligencia artificial utilizada por Avateen no realiza diagnósticos médicos, psiquiátricos o psicológicos, no sustituye la valoración profesional de un psicólogo o profesional de la salud y no constituye un servicio de atención de emergencias.
Los resultados generados por los sistemas automatizados tienen carácter informativo, preventivo y de apoyo, y no deben interpretarse como una evaluación clínica definitiva ni como una recomendación médica vinculante.
Toda decisión clínica, diagnóstica o terapéutica corresponde exclusivamente al profesional de la salud responsable del caso y, cuando corresponda, al usuario y su representante legal.
Supervisión Humana
Avateen implementará mecanismos de supervisión humana significativa sobre los resultados generados por sus sistemas de inteligencia artificial.
Las alertas, recomendaciones e indicadores generados por la plataforma podrán ser revisados, contextualizados y complementados por profesionales de la salud, con el fin de reducir riesgos de interpretaciones incorrectas o decisiones basadas exclusivamente en procesos automatizados.
Protección de Datos en Procesos de Inteligencia Artificial
Como principio general, Avateen procurará que los procesos de análisis realizados mediante herramientas de inteligencia artificial externas se efectúen utilizando información anonimizada, agregada o seudonimizada, siempre que ello sea técnica y operativamente posible.
La información personalmente identificable será tratada bajo estrictas medidas de seguridad, minimización de datos y control de acceso.
Avateen implementará procedimientos razonables para evitar el tratamiento innecesario de información identificable en procesos de análisis automatizado.
Modelos de Inteligencia Artificial de Terceros
Para la prestación de determinados Servicios, Avateen podrá utilizar tecnologías desarrolladas por terceros, incluyendo proveedores especializados en inteligencia artificial, procesamiento de lenguaje natural, análisis predictivo, análisis estadístico o procesamiento de datos.
Cuando se utilicen proveedores externos, Avateen procurará seleccionar organizaciones que mantengan estándares adecuados de privacidad, seguridad y protección de datos personales, y adoptará las medidas contractuales razonablemente necesarias para proteger la información de los usuarios.
Datos Anonimizados, Aprendizaje del Sistema e Innovación
Avateen podrá utilizar información anonimizada, agregada, estadística o desidentificada para actividades de investigación, validación científica, desarrollo tecnológico, entrenamiento de modelos analíticos, mejora de algoritmos, generación de conocimiento poblacional, elaboración de indicadores de salud pública y desarrollo de nuevos productos o servicios.
La información utilizada para estos fines deberá procesarse de forma tal que no permita identificar razonablemente a una persona específica.
No Comercialización de Datos Personales Identificables
Avateen no vende, arrienda, licencia, intercambia ni comercializa datos personales identificables, datos biométricos identificables, datos de salud mental identificables ni información clínica identificable de sus usuarios.
No obstante, Avateen podrá desarrollar, utilizar, licenciar, compartir o comercializar análisis agregados, estadísticas poblacionales, modelos predictivos, hallazgos de investigación, tendencias, indicadores, conocimiento derivado, inteligencia poblacional e información anonimizada o desidentificada generada a partir de la operación de la plataforma, siempre que dicha información no permita identificar directa o indirectamente a ningún usuario específico.
Compromiso Ético
Avateen adopta un enfoque de Inteligencia Artificial Responsable basado en los principios de transparencia, privacidad, seguridad, supervisión humana, protección reforzada de menores de edad, beneficio social, prevención del daño y respeto por los derechos fundamentales de los usuarios.
Toda evolución futura de los sistemas de inteligencia artificial utilizados por Avateen procurará mantener estos principios como parte integral de su diseño, implementación y operación.
Información de las niñas, niños y adolescentes (MENORES DE 18 AÑOS)
Avateen podrá tratar los Datos Personales de un menor de 18 años, siempre que exista el consentimiento previo y expreso de padres o tutores legales. En estos casos, los padres o tutores legales pueden cambiar o revocar la Autorización tal como se describe en esta Política. Adicionalmente, el Tratamiento de los Datos Personales de niñas, niños y adolescentes, cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos: a) El Tratamiento responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. b) En todo momento se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales. c) El niño, niña o adolescente podrá ser escuchado, y su opinión será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Derechos de los titulares
Avateen, de acuerdo con la Ley, garantizará a los Titulares de Datos Personales los siguientes derechos:
Derecho de actualización: Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la empresa o los Encargados del Tratamiento de estos. Este derecho se podrá ejercer frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Derecho de prueba: Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la empresa, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del Tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
Derecho de supresión: Solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en virtud de la cual no sea posible dicha supresión.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su documento de identificación o copia del mismo. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
El acceso gratuito a copias de los documentos en que consten las pruebas de las autorizaciones dadas por cada Titular, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10” de la Ley 1581 de 2012.
El de ser informado por el responsable del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento la utilización o uso que se ha dado a los datos personales del Titular solicitante de la información.
El de revocar total o parcialmente las autorizaciones para tratamiento de bases de datos que haya otorgado, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.
Tratamiento y finalidad
El tratamiento que realizará Avateen con la información personal corresponderá a la Recolección, almacenamiento, actualización, uso, circulación o supresión de la información de manera física o automatizada, con las siguientes finalidades:
Finalidades varias - Atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR)
Empleado
Finalidades varias - Fidelización de clientes
Finalidades varias - Procedimientos administrativos
Finalidades varias - Registro de entrada y salida de documentos
Gestión contable, fiscal y administrativa - Consultorías, auditorías, asesorías y
servicios relacionados
Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión administrativa
Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de clientes
Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de cobros y pagos
Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de facturación
Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de proveedores
Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión económica y contable
Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión fiscal
Gestión contable, fiscal y administrativa - Históricos de relaciones comerciales
Justicia - Procedimientos judiciales
Marketing
Publicidad y prospección comercial - Análisis de perfiles
Publicidad y prospección comercial - Encuestas de opinión
Publicidad y prospección comercial - Prospección comercial
Publicidad y prospección comercial - Publicidad propia
Publicidad y prospección comercial - Segmentación de mercados
Publicidad y prospección comercial - Sistemas de ayuda a la toma de decisiones
Publicidad y prospección comercial - Venta a distancia
Recursos humanos - Control de horario
Recursos humanos - Formación de personal
Recursos humanos - Gestión de nómina
Recursos humanos - Gestión de personal
Recursos humanos - Gestión de trabajo temporal
Recursos humanos - Prestaciones sociales
Recursos humanos - Prevención de riesgos laborales
Recursos humanos - Promoción y gestión de empleo
Recursos humanos - Promoción y selección de personal
Seguridad – Seguridad
Seguridad - Seguridad y control de acceso a edificios
Finalidades varias – Campañas de Actualización de datos e información de cambios
en el tratamiento de datos personales.
Finalidades varias – Custodia y gestión de información y bases de datos
Gestión contable, fiscal y administrativa – Atención y seguimiento de Requerimientos
de autoridad judicial o administrativa
Gestión contable, fiscal y administrativa – Verificación de datos y referencias
Gestión contable, fiscal y administrativa – Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros
Gestión Técnica y Administrativa – Envío de comunicaciones
Publicidad y prospección comercial – Ofrecimiento productos y servicios
Alcance
La presente política aplicará para toda la información que sea recolectada, almacenada, usada y/o transferida en Avateen, en su calidad de responsable del tratamiento; que provenga de los titulares de la información, la cual, se encontrará almacenada en nuestra bases de datos respectivas, clasificadas de acuerdo a los titulares de la misma; para así mantener un sistema de seguridad y protección de las bases de datos que garanticen el respeto de los derechos conferidos por las leyes a los titulares de la información; así como también el desarrollo de las actividades mercantiles de la sociedad e igualmente el funcionamiento organizacional; de cara a la estructura interna para el desarrollo del objeto social.
Temporalidad
Avateen mantendrá la información de los Titulares en sus bases de datos, por un período de 10 años contados a partir de la fecha en que cese la relación con el Titular, salvo que:
Se trate de información de empleados
Caso en el cual, por razón del cumplimiento de deberes en materia de seguridad social, la información se mantendrá de manera indefinida. La información obtenida en los procesos de selección se conservará por un periodo de 5 años.
Se reciba solicitud del Titular para la exclusión de la información de la base de datos
Salvo que sea necesario mantenerla para el ejercicio de los derechos de Avateen, su defensa en actuaciones judiciales, extrajudiciales o administrativas o para el cumplimiento de deberes legales.
Encargados
Avateen delega en las personas que ocupen los cargos de Clinical Innovation Officer cuyos datos de contacto son:
Teléfono
+57(1)3143704230
Dirección
Cra 16 No 127-81
Ciudad
Bogotá D.C. - República de Colombia
Correo electrónico
Peticiones, quejas o reclamos (P.Q.R.)
El titular podrá formular peticiones quejas o reclamos respecto de sus datos personales que reposan en las Bases de Datos de Avateen, en los siguientes términos:
Presentación de PQR
Por correo electrónico al encargado.
Contenido
La petición deberá contener la identificación y provenir del Titular y la prueba de la calidad en que actúa (copia de su cédula, del poder que le fuera otorgado por el titular, del documento que acredite su condición de representante, causahabiente, tutor o curador)
La descripción de los hechos
La solicitud, redactada de manera clara y concreta
Los datos completos de contacto del solicitante, indicando teléfono, dirección, ciudad y correo electrónico.
El texto de la PQR deberá redactarse en español.
PQR incompleta, deficiente o poco clara
Avateen, dentro de los cinco días siguientes a la fecha de recepción de la PQR, podrá solicitar aclaraciones, complementaciones o adiciones a la solicitud recibida
Desistimiento de la solicitud
Si transcurridos dos meses contados a partir de la solicitud de Avateen de complementación o aclaración, el interesado no responde, se entenderá que desistió de la PQR presentada y se archivará la misma, conservando las pruebas de la interacción con el solicitante
Término máximo de respuesta de la PQR
A partir del día siguiente a aquél en que se recibió la PQR o la aclaración o complementación de esta (lo que suceda de último) Avateen tendrá un plazo máximo y perentorio para dar la respuesta al peticionario de 15 días hábiles.
Cuando por causas de fuerza mayor, caso fortuito, vacaciones o cese de actividades en Avateen no sea posible responder en los términos antes indicados, se dará aviso de la situación al peticionario, indicando los motivos y estableciendo la fecha en que se operará la respuesta
Entidades a las que pueden acudir los usuarios
En caso de cualquier eventualidad y/o reclamo, los usuarios podrán:
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.
Enlaces a otros sitios web
Nuestro Sitio Web y nuestra App pueden contener enlaces a otros sitios web, aplicaciones o plataformas, incluso a través de botones "de redes sociales". Aunque nos esforzamos en garantizar que dichos enlaces sean siempre a sitios web, aplicaciones o plataformas que comparten nuestros altos estándares de privacidad, no nos responsabilizamos del contenido, la seguridad o las políticas o prácticas de privacidad de otros sitios web, y un enlace en nuestro Sitio Web o App no significa una validación del mismo por nuestra parte.
Si eres derivado a otro sitio web, aplicación o plataforma, estarás sujeto a los términos y condiciones de esos otros sitios (incluida su política de privacidad y prácticas subyacentes). Te recomendamos que revises las condiciones del servicio y los avisos o políticas de privacidad relacionados aplicables a estos sitios, aplicaciones o plataformas antes de compartir tu información personal con ellos.
Inactividad en los servicios de Avateen.
Si no has accedido a tu Cuenta ni has utilizado el Sitio Web o la App durante 3 años, consideraremos que tu Cuenta está inactiva y borraremos tus datos personales, a menos que nos indiques lo contrario.
Acceso de los datos del usuario en el perfil del acudiente
En atención a que la plataforma de Avateen será utilizada por adolescentes entre los 11 y 17 años, quienes en virtud de su condición de menores de edad requieren de acompañamiento y supervisión por parte de un adulto responsable, Avateen ha diseñado un perfil de acudiente que permite a los padres, madres o representantes legales del adolescente acceder a determinada información relacionada con el uso que este hace de la plataforma.
Este acceso tiene como propósito garantizar el bienestar, la seguridad y el seguimiento adecuado del proceso terapéutico del adolescente, sin que ello implique una vulneración de su privacidad ni de la relación de confianza establecida entre el paciente y su psicólogo tratante.
Información a la que tendrá acceso el acudiente:
El acudiente debidamente registrado y vinculado al perfil del adolescente podrá acceder a la siguiente información:
Alertas de bienestar: El acudiente recibirá notificaciones o alertas generadas por la plataforma cuando el sistema detecte situaciones que puedan representar un riesgo para la integridad física o mental del adolescente, con el fin de que el acudiente pueda actuar de manera oportuna y coordinada con el psicólogo tratante.
Información a la que el acudiente NO tendrá acceso:
Con el fin de preservar la privacidad del adolescente y garantizar un espacio de confianza que favorezca el proceso terapéutico, el acudiente no tendrá acceso a:
Detalle de los checkins emocionales diarios del adolescente.
Información detallada de los cuestionarios de diagnóstico tales como anamnesis, cuestionarios de ansiedad, estrés, depresión, comunicación filioparental.
Condiciones para el acceso del acudiente:
El acceso del acudiente a la información del adolescente estará sujeto a las siguientes condiciones:
El acudiente deberá acreditar su condición de padre, madre o representante legal del adolescente al momento de crear y vincular su perfil en la plataforma.
El acudiente deberá otorgar su autorización expresa para el tratamiento de los datos personales del adolescente a su cargo, en los términos establecidos en la presente Política.
Avateen podrá suspender o restringir el acceso del acudiente en caso de que se detecte cualquier irregularidad en la representación del menor.
Acceso a los datos del usuario en el perfil del psicólogo.
En el marco de los Servicios prestados por Avateen, el psicólogo tratante tendrá acceso a los datos personales y de salud de los usuarios y/o pacientes que se encuentren bajo su atención. Este acceso se otorga de manera restringida, segmentada y controlada, conforme a los principios de finalidad, necesidad y minimización de datos establecidos en la Ley 1581 de 2012.
Es importante precisar que el psicólogo tratante accede a la información de sus pacientes en su condición de responsable del Tratamiento respecto de los datos clínicos, tal como se indicó en el numeral anterior, razón por la cual su actuación se encuentra igualmente regulada por las normas de protección de datos personales y por las disposiciones éticas y deontológicas que rigen el ejercicio de la psicología en Colombia, en especial la Ley 1090 de 2006.
Información a la que tendrá acceso el psicólogo tratante:
El psicólogo debidamente registrado y vinculado a la plataforma podrá acceder a la siguiente información de los pacientes a su cargo:
Perfil del paciente: Datos de identificación general del paciente, tales como nombre, edad, género y demás información básica suministrada al momento del registro en la plataforma.
Perfil del acudiente: El psicólogo podrá acceder a los datos de contacto e identificación del acudiente vinculado, con el fin de coordinar el acompañamiento del proceso terapéutico.
Historial de interacción con la plataforma: El psicólogo podrá visualizar información relacionada con el uso que el paciente hace de las herramientas disponibles en la plataforma, tales como checkins diarios, data longitudinal y biométrica complementaria, así como los consejos y recomendaciones generadas bajo supervisión clínica de nuestro equipo clínico y con el apoyo de la inteligencia artificial.
Alertas de bienestar: El psicólogo recibirá de manera prioritaria las alertas generadas por la plataforma ante situaciones que puedan representar un riesgo para la integridad física o mental del paciente, con el fin de que pueda intervenir de manera oportuna.
Registros y notas clínicas: el psicólogo tendrá acceso a los informes detallados que generará nuestra plataforma en el que se detallará la situación del adolescente, la relación con su cuidador, su proceso terapéutico y demás información correspondiente a y relacionada con la interacción de los usuarios con nuestra plataforma en virtud de su proceso de acompañamiento preventivo.
Información a la que el psicólogo NO tendrá acceso:
Con el fin de garantizar la segmentación de la información y proteger la privacidad de todos los usuarios de la plataforma, el psicólogo tratante no tendrá acceso a:
La información personal o clínica de pacientes que no se encuentren bajo su atención directa.
Los datos personales de otros psicólogos vinculados a la plataforma, salvo aquellos estrictamente necesarios para la coordinación de casos que así lo requieran.
Obligaciones del psicólogo tratante en relación con el tratamiento de datos:
En virtud de su condición de responsable del Tratamiento respecto de la información clínica de sus pacientes, el psicólogo tratante se compromete a:
Tratar los datos personales de los pacientes única y exclusivamente para las finalidades propias del proceso terapéutico, absteniéndose de utilizarlos para fines distintos o ajenos a su actividad profesional.
Guardar estricta confidencialidad sobre la información clínica de los pacientes, conforme al secreto profesional consagrado en la Ley 1090 de 2006 y las demás normas aplicables.
No compartir, transferir ni divulgar los datos de los pacientes a terceros sin la autorización expresa del titular, salvo en los casos exceptuados por la ley, tales como situaciones de riesgo inminente para la vida o integridad del paciente o de terceros.
Adoptar las medidas de seguridad necesarias para proteger la información clínica a la que tenga acceso a través de la plataforma.
Atender de manera oportuna las solicitudes de acceso, corrección o supresión de datos que los pacientes le formulen en relación con su información clínica.
Responsabilidad de Avateen frente al acceso del psicólogo:
Avateen garantiza que el acceso del psicólogo tratante a la información de los pacientes se realizará únicamente a través de los canales seguros habilitados en la plataforma, bajo los mecanismos de autenticación, cifrado y control de acceso descritos en la presente Política. No obstante, Avateen no será responsable por el uso que el psicólogo tratante haga de la información clínica de los pacientes por fuera de la plataforma o en contravención de las obligaciones establecidas en el presente numeral y en la normatividad aplicable.
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La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del [9 de junio de 2026] y permanecerá vigente de manera indefinida, hasta tanto Avateen decida modificarla, actualizarla o sustituirla, lo cual será informado oportunamente a los Titulares conforme a los mecanismos establecidos en la presente Política.
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Las bases de datos en las que reposa la información personal de los Titulares tendrán una vigencia determinada por la finalidad para la cual fueron recolectados los datos y por las obligaciones legales que resulten aplicables. En consecuencia:
Los datos personales de los usuarios pacientes y sus acudientes serán conservados durante el tiempo en que se mantenga activa la Cuenta en la plataforma y por el período adicional de 15 años.
Los datos personales de los psicólogos tratantes vinculados a la plataforma serán conservados durante el tiempo en que se mantenga activa la Cuenta en la plataforma y por el período adicional de 15 años.
Los Datos Sensibles relacionados con la salud mental de los pacientes incluyendo los registros, notas y evoluciones del proceso terapéutico gestionados a través de la plataforma, están sujetos a las normas especiales del sector salud en Colombia. De conformidad con lo establecido en la Resolución 839 de 2017, que modifica la Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud, la historia clínica debe retenerse y conservarse por un período mínimo de quince (15) años, contados a partir de la fecha de la última atención. En consecuencia, Avateen y el psicólogo tratante, en sus respectivas condiciones de responsables del Tratamiento, se obligan a conservar la información clínica de los pacientes por dicho período mínimo, aplicando durante todo ese tiempo las medidas de seguridad descritas en la presente Política.
Modificación y actualización de la Política:
Avateen se reserva el derecho de modificar, actualizar o sustituir la presente Política en cualquier momento, con el fin de adaptarla a cambios normativos, tecnológicos u operativos. Cualquier modificación sustancial será informada a los Titulares mediante:
Publicación de la versión actualizada en el Sitio Web y en la App de Avateen, con indicación expresa de la fecha de la última actualización.
Notificación directa a los Titulares registrados a través del correo electrónico asociado a su Cuenta, con una antelación mínima de diez (10) días hábiles antes de la entrada en vigor de los cambios, salvo que la modificación obedezca al cumplimiento de una obligación legal de aplicación inmediata.
El uso continuado de los Servicios de Avateen con posterioridad a la notificación de los cambios se entenderá como aceptación de la Política actualizada. En caso de que el Titular no esté de acuerdo con las modificaciones introducidas, podrá solicitar la supresión de sus datos y la cancelación de su Cuenta conforme al procedimiento establecido en la presente Política.
